Gerçek ve tüzel kişiler, markalarını ya da ürünlerini elektronik iletiler aracılığıyla tanıtmayı tercih edebilir.
Kampanya, duyuru ve tanıtım gibi amaçlar doğrultusunda alıcılara gönderilen bu ticari elektronik iletiler, İleti Yönetim Sistemi (İYS) kapsamında yer alır. Satıcıları, alıcıları ve denetim makamlarını aynı veri tabanında bir araya getiren bu sisteme dair detayları öğrenmeniz işletmeniz için yararlı olabilir.
İleti Yönetim Sistemi Nedir? Amacı Nedir?
İleti Yönetim Sistemi, hizmet sağlayıcıların kişilerden aldığı elektronik ileti izinlerini kaydettiği bir ulusal veri tabanıdır. Tacirler, alıcıların ileti gönderimi için verdikleri izne dair belgeleri saklayabilir ve yönetebilir. Alıcılar ise izinleri dâhilinde kendilerine gönderilen bu iletileri daha sonra reddetme hakkına sahiptir. Öte yandan denetim makamları da ticari elektronik iletilere dair şikâyetleri veri tabanı sistemi üzerinden görüntüleyebilir. Tüm bu onay, arşivleme ve denetim süreci İYS’ye göre gerçekleştirilir.
İleti Yönetim Sistemi’nin detayları, 6563 Sayılı Elektronik Ticaretin Düzenlenmesi
Hakkında Kanun’un Ticari İletişimler ve Ticari Elektronik İletiler Hakkında Yönetmelik maddelerinde netleştirilmiştir. Bu sistem, Türkiye Odalar ve Borsalar Birliği (TOBB) tarafından yönetilir. Elektronik ortamda faaliyet gösteren tacirlerin mal ve
hizmetlerini tanıtmak için elektronik iletişim araçlarıyla gönderdiği SMS, sesli arama ve e-posta gibi tüm ticari iletiler, bu uygulamanın bir parçası olarak değerlendirilir.
Ticari İleti Yönetim Sistemi Nedir?
Hizmet sağlayıcılar; mal ve hizmetlerini pazarlama, marka bilinirliğini artırma, temenni ve kutlama gibi amaçlar doğrultusunda vatandaşlara ticari amaçlı elektronik iletiler gönderir. Gerçek ve tüzel kişiler, bu amaçlar doğrultusunda göndermek istediği elektronik iletilere dair aldıkları izinleri Ticari İleti Yönetim Sistemi’ne kaydeder. Ortak bir veri tabanından oluşan bu sistemde geçmişe dönük tüm izinler listelenir. Böylece tacirler, elektronik ileti sürecini yönetmelik şartları kapsamında yürütür ve ileride oluşması muhtemel şikâyetler için önlem alır.
Vatandaş İleti Yönetim Sistemi Nedir?
Vatandaşlar da tıpkı hizmet sağlayıcılar gibi elektronik iletilerine dair süreçleri İleti Yönetim Sistemi aracılığıyla düzenleyebilir. Bireyler; e-Devlet, iys.org.tr ve sistemin mobil uygulaması üzerinden hâlihazırda ileti aldığı tüm hizmet sağlayıcıları görüntüleyebilir.
Ayrıca ilgili bölümde düzenleme yapma ve daha önce verdiği onayları reddetme şansı bulurlar. Bu sayede vatandaşların istenmeyen mesaj trafiğini önlemeleri ve sadece tercih ettiği hizmet sağlayıcılardan ileti alması mümkün hâle gelir.
İYS (İleti Yönetim Sistemi) Nasıl Çalışır?
Alıcılara elektronik ileti göndermek isteyen hizmet sağlayıcıların öncelikle İleti Yönetim Sistemi yönetmeliğindeki şartları yerine getirmesi gerekir. Bu yönetmelik, istisnaların dışında vatandaşların onay vermedikleri ticari iletileri almasının önüne geçer. Söz konusu onay, fiziksel olarak ya da elektronik ortamda alınabilir. Fiziksel olarak alınan izinlerde alıcının imzası gerekir. Elektronik onayda ise aynı gün içinde vatandaşın e-mail adresi üzerinden bilgilendirme yapılır.
Dijital dünyada ticari faaliyette bulunanlar, onay aldığına dair belgeleri İYS’ye yükler. Ardından ticari amaçlı iletilerini bu veri tabanında yer alan vatandaşlara gönderir. Alıcının daha önce verdiği onayı reddetmesi hâlinde bu durum sisteme aktarılır. Bu veri tabanı aracılığıyla alıcılar, şikâyetlerini ilgili kurumlara yöneltme imkânı bulur. Kamu makamları ise denetleme görevini hızlı ve sorunsuz bir şekilde yerine getirir.
İleti Yönetim Sisteminde Hangi Veriler Yer Alır?
Gerçek ve tüzel kişiler, İleti Yönetim Sistemi’ne alıcıları kaydederken birtakım verileri paylaşır. Eksiksiz olarak sisteme aktarılan veriler sayesinde vatandaşların ve hizmet sağlayıcıların hakları korunur. İYS veri tabanına kaydedilmesi gereken bilgiler ise şu şekildedir:
- • İletişim adresi (E-posta ya da telefon numarası)
- • Alıcı türü (Tacir ya da bireysel)
- • İletişim kanalı (Sesli arama, SMS, e-posta)
- • İzin kaynağı (Islak imzalı onay formu ya da dijital mecralar üzerinden onay)
Bu bilgilerin yer aldığı izinler, onayın verildiği tarihten itibaren 3 iş günü içerisinde sisteme aktarılır. Bu süre dâhilinde İYS’ye kaydedilmeyen alıcı onaylarının herhangi bir geçerliliği kalmaz.
İleti Yönetim Sistemi Paydaşları Kimlerdir?
İleti Yönetim Sistemi’nin kimleri kapsadığı, bu ulusal veri tabanının işleyiş sürecini anlama noktasında yararlı olabilir. Ticari ileti gönderimine dair sınırları belirleyen bu sistem, elektronik ortamda faaliyet gösteren tüm gerçek ve tüzel kişileri ilgilendirir. İleti Yönetim Sistemi’nde yer alan paydaşları aşağıda görebilirsiniz:
-
• Hizmet Sağlayıcılar: Fiziki olarak alıcılarla karşı karşıya gelmeksizin ticari faaliyetlerini elektronik ortamda sürdürenlere hizmet sağlayıcı denir. Ayrıca ilgili hizmetlere aracılık eden kurumlar da bu kapsamda değerlendirilir.
-
• Alıcılar: Hizmet sağlayıcıların gönderdiği ticari elektronik iletilerin muhatabı olan, e-mail ve telefon numarası gibi iletişim adreslerine sahip bireylerdir.
-
• Denetim Makamı: Alıcıların ve hizmet sağlayıcıların elektronik iletilere dair yaptığı şikâyetleri inceleyen kurumdur.
İYS iş ortakları, bu veri tabanında yer alan paydaşlar arasındadır. İlgili firmalar, hizmet sağlayıcıların vatandaşlardan aldığı onayları sisteme işler. 250.000 ve üzerinde izin toplamanız hâlinde alıcılara dair bilgileri bu firmalarla çalışarak veri tabanına aktarmanız gerekir.
İleti Yönetim Sistemi iş ortağı olarak hizmet veren Figensoft aracılığıyla veri kaydetme sürecinizi hızlı ve güvenli hâle getirebilirsiniz.
Hangi Firmalar İleti Yönetim Sistemini Kullanabilir?
İleti Yönetim Sistemi, ticari faaliyetlerine dair reklam ve pazarlama gibi süreçleri SMS ya da e-posta benzeri iletişim kanallarıyla yürüten tüm firmaları kapsar. Bu noktada firmanın Türkiye’de yerleşik olup olmaması herhangi bir değişikliğe sebebiyet vermez. Yani merkezi yurt dışında olan ancak Türkiye’deki alıcılara elektronik ileti göndermek isteyen hizmet sağlayıcıların da mevzuat hükümlerine uyması gerekir.
Elektronik İleti Yönetim Sistemi’nde bazı istisnalar da bulunur. Örneğin vakıf üniversitelerinin ve diğer özel eğitim kurumlarının gönderdiği iletiler alıcı onayına tabi değildir. Bununla birlikte 5809 Sayılı Elektronik Haberleşme Kanunu kapsamındaki işletmelerin mal ve hizmetlerini ya da markasını tanıtma amaçlı ticari elektronik iletileri de izinsiz olarak gönderilebilir.
Firmalar İçin İYS Başvurusu Nasıl Yapılır?
İleti Yönetimi Sistemi’ne online başvuru yapabilmek için öncelikle bir MERSİS (Merkezî Sicil Kayıt Sistemi) numaranızın olması gerekir. Eğer hâlihazırda bir e-imzanız varsa iys.org.tr veya e-Devlet üzerinden online olarak başvuru gerçekleştirebilirsiniz. MERSİS numarasına sahip olmayan yabancı firmalar ve e-imzası bulunmayanlar ise yalnızca fiziki ortamda başvuru yapabilir. İleti Yönetim Sistemi başvurusu sırasında izlemeniz gereken adımlar aşağıdaki gibidir:
-
• İmza yetkilisinin T.C kimlik numarası, iletişim bilgileri ve kurumsal e-posta adresi gibi verilerinin girilmesi
-
• İlk sorumlu tarafından imzalanan dökümanın en az bir yetkili tarafından daha imzalanması
-
• Marka bazlı iletişim izinlerini yönetmek isteyen firmaların tescil belgelerini sisteme yüklemesi
-
• İleti Yönetim Sistemi Temel Hizmetler Kullanım Taahhütnamesi’nin imzalanması
Hizmet sağlayıcıların veri aktarımına aracılık edecek İYS iş ortağını da sisteme bildirmesi gerekir. Aracı hizmet sağlayıcılar ve beraber çalışılan iş ortakları gibi bilgileri İleti Yönetim Sistemi kayıt işlemleri sırasında eksiksiz olarak aktarabilir, ardından başvuru sürecini tamamlayabilirsiniz.
İleti Yönetim Sistemi Nasıl Kullanılır?
Markanızın İleti Yönetim Sistemi entegrasyonunu yaptıktan sonra veri tabanını aktif olarak kullanmaya başlayabilirsiniz. Bu veri tabanı üzerinden alıcıların daha önce elektronik iletiler için vermiş olduğu izinler görüntülenir. Ayrıca ret bildirimleri de aynı sistem aracılığıyla takip edilir. Güvenli bir alanda saklanan bu bilgileri dilediğiniz zaman kontrol edebilir, tüm verileri kolaylıkla raporlayabilirsiniz. İleti Yönetim Sistemi’nin nasıl kullanılacağını daha detaylı bir şekilde öğrenmeniz için veri ve belge ekleme süreçlerine hâkim olmanız gerekebilir.
İleti Yönetim Sistemine Veriler ve Belgeler Nasıl Eklenir?
İleti Yönetim Sistemi’ne veri ve belge eklemek için tercih edebileceğiniz farklı yöntemler bulunur. Elektronik ileti alma onayı veren vatandaşlara dair bilgileri sisteme tek tek girebilirsiniz. Dilerseniz İYS portalının ara yüzünden maksimum 50 adetlik Excel satırları aracılığıyla toplu veri girişi yöntemini de tercih edebilirsiniz.
Figensoft, İleti Yönetim Sistemi entegrasyonuyla sizden elektronik ileti almayı kabul eden vatandaşların bilgilerini yasal süre olan 3 iş günü içerisinde sisteme işler. Ayrıca ret bildirimlerini de veri tabanına yansıtarak elektronik ileti gönderim sisteminizden çıkarır. İYS süreçlerinizi güvenle yürütmek için Figensoft’un hizmetlerinden yararlanabilirsiniz.
